Кадровый аудит

Представьте: в вашу компанию приходит инспекция труда, а вы не уверены, все ли документы оформлены правильно. Или ключевой сотрудник внезапно уходит, а его трудовые обязанности «размыты» — и всплывают ошибки в приказах. В этот момент бизнес рискует не только деньгами, но и репутацией. Штрафы за каждое нарушение кадрового учёта достигают 500 тысяч рублей, а при повторных ошибках должностное лицо могут дисквалифицировать. Кадровый аудит в Казани от «БухСибири» — это глубокий и независимый анализ вашего HR-документооборота, который выявляет слабые места до того, как ими заинтересуются контролирующие органы.

Мы не просто смотрим трудовые книжки. Аудит охватывает весь комплекс взаимоотношений «работодатель–работник»: от локальных нормативных актов до воинского учёта и оформления иностранных граждан. Особенно актуально это для Татарстана, где Государственная инспекция труда проводит плановые и внеплановые проверки с пристрастием — мы знаем, на что обращают внимание инспекторы именно в Казани, и подготовим вас к любой внезапной ревизии.

Что входит в кадровый аудит

Наш аудит не ограничивается беглым просмотром папок. Это пошаговая ревизия, которая завершается подробным письменным отчётом и дорожной картой исправлений. Вот что обязательно проверят наши специалисты:

1. Анализ трудовых договоров и дополнительных соглашений

• Соответствие статье 57 ТК РФ: наличие обязательных условий — место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты, режим рабочего времени, гарантии и компенсации за вредность (если есть).
• Оформление срочных договоров: законность оснований, риски переквалификации в бессрочный.
• Должностные инструкции: факт ознакомления, чёткость формулировок, отсутствие двойных толкований.
• Удалённые и дистанционные работники: особенности оформления, подтверждение обмена документами, режим взаимодействия.

2. Ревизия локальных нормативных актов (ЛНА)

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): актуальность редакции, наличие всех обязательных разделов, ознакомительные листы.
• Положение об оплате труда и премировании: прозрачность начисления бонусов, условия депремирования — чтобы избежать споров в суде.
• Положение о защите персональных данных: требования 152-ФЗ, получение согласий, политика обработки — утечка чревата оборотными штрафами.
• Коллективный договор (если есть): проверка соблюдения гарантий, не ниже установленных законодательством.

3. Кадровая первичка и учётные формы

• Приказы о приёме, переводе, увольнении: своевременность, правильные даты, основания, подписи.
• Личные карточки Т-2: полнота заполнения, актуальность записей об отпусках, образовании, воинском учёте.
• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-ПФР): вкладыши, регистрация, выдача при увольнении, переход на электронный формат.
• Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей: прошнуровка, заверение, хранение — часто упускают.

4. Учёт рабочего времени и отпусков

• Табели учёта рабочего времени: соответствие реальному графику, сверхурочные, ночные смены, работа в выходные — корректность оплаты.
• График отпусков: утверждение не позднее 17 декабря, ознакомление за 2 недели, разделение отпуска на части, компенсация при увольнении.
• Приказы на отпуск и записки-расчёты: экономия на мелочах приводит к задержкам выплат и штрафам.

5. Охрана труда и специальная оценка условий труда (СОУТ)

• Наличие действующей СОУТ: если её нет или просрочена — штраф до 80 000 руб. на должностное лицо, до 200 000 руб. на юрлицо.
• Инструктажи: вводный и на рабочем месте, журналы регистрации, программы обучения.
• Медицинские осмотры: предварительные и периодические — обязательны для водителей, работников общепита, офисных сотрудников, работающих с ПЭВМ более 50% времени (по новым правилам).
• Психиатрические освидетельствования: для отдельных профессий, например, педагоги, охранники, водители.
• Обеспечение СИЗ: карточки выдачи, своевременность списания.

6. Воинский учёт

Зачастую руководитель даже не догадывается, что на него возложена обязанность вести воинский учёт. А между тем штраф за непредставление сведений в военкомат достигает 400 000 рублей. Мы проверим:

• наличие приказа о назначении ответственного за ВУ;
• заполнение карточек по форме №10;
• сверку с военкоматом;
• своевременность подачи сведений о приёме/увольнении военнообязанных.

7. Иностранные работники

Для Казани тема крайне актуальна: город привлекает много трудовых мигрантов. Ошибки грозят не только штрафами ГИТ, но и санкциями МВД — вплоть до административного приостановления деятельности. Аудит включает:

• проверку разрешительных документов (патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ);
• уведомление МВД о заключении/расторжении трудового договора (срок — 3 рабочих дня);
• соблюдение ограничений по допустимой доле иностранцев в штате (например, для розничной торговли алкоголем, строительства).

8. Практика применения дисциплинарных взысканий и увольнений

• Порядок наложения замечаний, выговоров, увольнений «по статье».
• Наличие письменных объяснений, сроки, приказы.
• Риски признания увольнения незаконным и восстановления сотрудника через суд.

9. Заработная плата и расчётные листки

• Сроки выплаты: не реже двух раз в месяц, фиксированные даты в ЛНА — мы смотрим, нет ли задержек, чреватых компенсацией и жалобами.
• Форма расчётного листка: утверждена ли, содержит ли все обязательные составляющие.
• Удержания из зарплаты: законность, основания, ограничения по статье 138 ТК РФ.

После завершения ревизии клиент получает отчёт о выявленных нарушениях с правовой оценкой каждого риска и практическими рекомендациями. Мы не просто констатируем недостатки — мы предлагаем шаблоны документов и помогаем их внедрить.

Кому и когда необходим кадровый аудит

Аудит — не разовая акция для галочки. Есть конкретные ситуации, когда он окупается в десятки раз:

• Ожидание плановой или внеплановой проверки ГИТ. Если вам пришло уведомление или «предупреждение» от инспекции — действовать нужно немедленно. Мы успеем провести экспресс-аудит и подготовить компанию, чтобы минимизировать санкции.
• Смена кадрового работника или главного бухгалтера. Новый сотрудник не отвечает за старые ошибки, но они могут всплыть. Аудит позволит принять дела без сюрпризов.
• Масштабирование бизнеса. Открытие филиала в Казани, увеличение штата с 5 до 50 человек — пора систематизировать кадровый учёт.
• Привлечение иностранной рабочей силы. Даже один мигрант требует особого контроля. Мы проверим уведомительный порядок и снизим риски миграционных проверок.
• Продажа или реорганизация компании. Due diligence кадровых документов — обязательный этап для инвестора.
• Регулярная профилактика. Рекомендуем проводить аудит ежегодно — это дешевле, чем устранять последствия. Особенно в таких отраслях, как строительство, розничная торговля, гостиничный бизнес, где в Казани высокая текучесть кадров.

Услуга подходит ООО и ИП с наёмными работниками на любом налоговом режиме: ОСНО, УСН, патенте, АУСН. Размер бизнеса значения не имеет — одинаково тщательно мы работаем и с микропредприятиями из 3 человек, и со средними производственными компаниями.

Почему аудит у «БухСибири» — разумное решение для бизнеса в Казани

• Экспертиза с 2010 года. На рынке бухгалтерских и кадровых услуг более 14 лет. Через наши руки прошли сотни аудитов, и мы знаем типичные «ловушки» для предпринимателей в Татарстане.
• Более 700 постоянных клиентов. Среди них — производственные цеха, IT-стартапы, сети общепита и региональные представительства федеральных компаний. Это подтверждает доверие.
• Понимание местной специфики. Мы в курсе региональных трёхсторонних соглашений о минимальной зарплате, особенностей применения МРОТ с уральским коэффициентом (Татарстан — не Урал, но есть своя специфика), требований ГИТ именно по Казани. Инспекторы по районам могут запрашивать разный пакет документов — мы к этому готовы.
• Гарантия конфиденциальности. Все документы останутся внутри компании. По итогам подписывается NDA — коммерческая тайна не покинет периметр.
• Письменный отчёт в среднем на 40–80 страницах с фотографиями ошибок (если нужно), ссылками на законодательство и алгоритмом исправления. Вы чётко поймёте, что делать завтра, через неделю и месяц.
• Реальная экономия. Цена аудита начинается от 25 000 рублей (для небольшого штата), в то время как только один пропущенный медосмотр грозит штрафом до 130 000 руб. по ч.3 ст.5.27.1 КоАП РФ, а несвоевременное уведомление о приёме иностранца — до 1 млн рублей. Наши клиенты экономят до 90% потенциальных санкций.
• Персональный менеджер. На время аудита за вами закрепляется эксперт, который ответит на любой вопрос, поможет собрать документы и при необходимости выедет в офис в Казани.

Как мы работаем: 6 этапов к спокойствию

1. Знакомство и предварительная оценка. Вы оставляете заявку на сайте или звоните по телефону 8 (800) 600-68-84. Наш специалист уточняет размер штата, сферу деятельности, наличие проблемных зон и примерный объём документации. Это бесплатно и ни к чему не обязывает.
2. Коммерческое предложение и договор. После первичного анализа мы готовим индивидуальное предложение с перечнем работ и фиксированной стоимостью. Согласовываем сроки — в среднем аудит занимает от 3 до 10 рабочих дней, зависит от сложности.
3. Сбор и первичная обработка документов. Вы передаёте нам сканы или допускаете к электронным базам (1С:ЗУП, Контур.Персонал и т.д.). При необходимости организуем выезд специалиста в ваш офис в Казани для работы с оригиналами.
4. Глубокий анализ и сверка с законодательством. Аудитор методично проверяет каждый блок (трудовые договоры, приказы, ЛНА, охрану труда, воинский учёт). Особое внимание уделяет сложным кейсам: совместительство, ненормированный день, разъездной характер работы, вахта.
5. Формирование отчёта. Вы получаете документ, где все нарушения разделены по степени критичности: срочные (грозят немедленной дисквалификацией), средние (штрафы при проверке) и рекомендательные. К каждому пункту прилагается шаблон исправленного документа или инструкция.
6. Сопровождение и поддержка. Мы не бросаем клиента один на один с отчётом. Помогаем внедрить изменения, консультируем по спорным моментам, а при заказе кадрового обслуживания берём исправление на себя. Если в течение месяца после аудита пришёл инспектор, наши эксперты бесплатно участвуют в подготовке к проверке и присутствуют при ней.

Не ждите повестки из инспекции или жалобы обиженного работника. Ошибки кадрового учёта копятся годами и однажды могут ударить по бюджету так, что мало не покажется. Закажите кадровый аудит в «БухСибири» — и получите объективную картину всего за несколько дней.

Свяжитесь с нами удобным способом: позвоните по номеру 8 (800) 600-68-84 или закажите обратный звонок. Первичная консультация и оценка объёма работ — бесплатно. Мы поможем вам навести порядок в документах и защитить бизнес от неожиданных рисков.

БухСибирь: мнение эксперта

«За четырнадцать лет практики я не видел ни одной компании, где кадровый учёт был бы идеален. По статистике, в каждом втором трудовом договоре мы находим недочёты, а у 8 из 10 работодателей отсутствует элементарная СОУТ. Обидно, когда предприниматель годами строит бизнес, а потом получает штраф в полмиллиона только потому, что вовремя не обновил график отпусков или не провёл инструктаж. Кадровый аудит — это не про поиск виноватых, а про зрелую заботу о своём деле. Когда ко мне обращаются руководители из Казани, я всегда говорю: дайте нам неделю, и вы будете спать спокойно».